• Születési anyakönyvi kivonat:
  A gyermek eredeti születési anyakönyvi kivonatát a kórházban tartózkodás ideje alatt készítik el az anyakönyvvezetők és küldik meg a kórházba.
  Születési helyként az a település kerül bejegyzésre, ahol a gyermek megszületett.

• Házassági anyakönyvi kivonat: A házasságkötéskor az anyakönyvvezető adja ki az eredeti házassági anyakönyvi kivonatot.

• Halotti anyakönyvi kivonat:
  A kórház vagy a háziorvos által kiállított igazolás alapján állítja ki az anyakönyvvezető.
   

Amennyiben hivatalos eljárás lefolytatásához szükséges vagy az eredeti anyakönyvi kivonat elveszett, megsemmisült, megrongálódott az anyakönyvvezető arról kérelemre másolatot ad ki.
A másolat kiadása meghatározott esetekben illetékköteles (például: válás, elvesztés, kölcsön felvétel), más esetekben illetékmentes (például: örökbefogadás, személyi igazolvány érvényesítése).

Szükséges iratok jegyzéke:

• érvényes személyazonosításra alkalmas okmány (személyazonosító igazolvány, új típusú jogosítvány, útlevél)
• amennyiben illetékköteles, úgy 2.000 Ft értékű illetékbélyeg
• illetékköteles pl.: váláshoz, elveszett kivonat helyett, kölcsön felvételhez
• illetékmentes pl.: gyermekszületésének anyakönyvezése, örökbefogadás, személyi igazolvány érvényesítése
  
   

• 1990. évi LXV. törvény a helyi önkormányzatokról, 
• 2004. évi CXL. törvény a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól

• 6/2003. (III. 7.) BM rendelet az anyakönyvekről, a házasságkötési eljárásról és a névviselésről
• 1990. évi XCIII. törvény az illetékekről

A kérelemnek az eljárásra hatáskörrel és illetékességgel rendelkező hatósághoz történő megérkezése napján, illetve az eljárás hivatalból történő megindításának napján kezdődik.

Az érdemi határozatot 22 munkanapon belül kell meghozni. Ennél rövidebb határidőt bármely jogszabály, hosszabbat pedig törvény vagy kormányrendelet állapíthat meg.

Az ügyintézési határidőbe nem számít be:

• a hatásköri vagy illetékességi vita egyeztetésének, illetve az eljáró hatóság kijelölésének időtartama
• a nemzetközi jogsegélyeljárás időtartama
• a hiánypótlásra irányuló felhívástól az annak teljesítéséig terjedő idő
• a szakhatóság eljárásának időtartama
• az eljárás felfüggesztésének időtartama stb.

• A másolat kiadása meghatározott esetekben illetékköteles (például: válás, elvesztés, kölcsön felvétel), más esetekben illetékmentes (például: örökbefogadás, személyi igazolvány érvényesítése).
• amennyiben illetékköteles, úgy 2.000 Ft értékű illetékbélyeg

Személyes adatok kezelése

Személyes adatot kezelni csak meghatározott célból, jog gyakorlása és kötelezettség teljesítése érdekében lehet. Az adatkezelésnek minden szakaszában meg kell felelnie e célnak. Csak olyan személyes adat kezelhető, amely az adatkezelés céljának megvalósulásához elengedhetelen , a cél elérésére alkalmas, csak a cél megvalósulásához szükséges mértékben és ideig.

Kötelező adatszolgáltatáson alapuló adatkezelést közérdekből lehet elrendelni.

A személyes adatot különösen akkor lehet kezelni, ha ez közérdekű feladat vagy az adatkezelő törvényi kötelezettségének teljesítéséhez, az adatkezelő vagy az adatátvivő harmadik személy hivatalos feladatának gyakorlásához, az érintett létfontosságú érdekeinek védelméhez, az érintett és az adatkezelő között létrejött szerződés teljesítéséhez, az adatkezelő vagy harmadik személy jogos érdekének érvényesítéséhez, társadalmi szervezetek jogszerű működéséhez szükséges.

Közérdekű adatok nyilvánossága

Helyi önkormányzati feladatot, jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv a feladatkörébe tartozó ügyekben - így különösen önkormányzati költségvetésre és annak végrehajtására, az önkormányzati vagyon kezelésére, a közpénzek felhasználására és az erre kötött szerződéseker, a piaci szereplők, a magánszervezetek és személyek részére különleges vagy kizárólagos jogok biztosítására vonatkozóan - köteles biztosítani a közvélemény gyors és pontos tájékoztatását.

A Polgármesteri Hivatal rendszeresen elektronikusan vagy más módon közzé teszi, erre irányuló igény esetén hozzáférhetővé teszi a tevékenységével kapcsolatos legfontosabb - különösen a hatáskörére, illetékességére, szervezeti felépítésére, szakmai tevékenységére, annak eredményességére is kiterjedő illetékességére, a birtokában levő adatfajtákra és a működésére vonatkozó jogszabályokra, valamint a gazdálkodásra vonatkozó - adatokat.

A közérdekű adat megismerése iránt bárki - szóban, írásban vagy elektronikus úton - igény nyújthat be. A közérdekű adat megismerésére irányuló igénynek az adatot kezelő szerv az igény tudomásra jutását követő legrövidebb idő alatt, legfeljebb azonban 15 napon belül eleget tesz. A másolat készítéséért költségtérítés állapítható meg.

2004. évi CXL. törvény a közigazgatási hatósági eljárásról és szolgáltatásről

A hivatal köteles gondoskodni az eljárás során megismert, törvény által védett titok és a hivatás gyakorlásához kötött titok (hivataásbeli titok) megőrzéséről és a személyes adatok védelméről.

A hatósági eljárás tartama alatt a hatóság gondoskodik arról, hogy a védett adat és a hivatásbeli titok - különösen az iratokba való betekintés engedélyezésénél, a tárgyalás során, a döntés szerkesztésénél, a döntés hirdetményi úton való közlésénél- ne kerüljön nyilvánosságra.

A hatóság jogosult a feladatainak ellátásához szükséges, jogszabályban meghatározott védett adat, továbbá törvényben meghatározott esetben személyes adat megismerésére, kezelésére. hivatalból indított vagy folytatott eljárásban az ügyfél nem akadályozhatja a hatóságot az üzleti könyvek és a tényállás tisztázásához szükséges más iratok átvizsgálásában.

Hivatásbeli titok: különösen az orvosi, ügyvédi, közjegyzői, lelkészi-egyházi személyi hivatásbeli titok

Törvény által védett titok: államtitok, szolgálati titok, üzleti, bank-, biztosítási, értékpapír, pénztártitok, magántitok.

Iratbetekekintési jog:

• Az anyakönyvi bejegyzés, illetőleg irat megtekintésére kiadott engedély tartalmazza, hogy az mely bejegyzés vagy irat megtekintésére jogosít, és a betekintésre milyen hivatalos eljárásban van szükség. Az engedélyt az anyakönyvvezető bevonja és az alapiratok között elhelyezi.
• A levéltár őrizetében levő másodpéldány megtekintését a levéltár vezetője engedélyezi.

Engedély nélkül iratbetekintési joga van:

• a felettes szervnek

• a Belügyminisztérium Központi Adatfeldolgozó, Nyilvántartó és Választási Hivatalának, valamint a jegyzőnek a polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartásával kapcsolatos feladatainak ellátásához szükséges adatszolgáltatással összefüggésben

• a Belügyminisztérium anyakönyvi, állampolgársági és névváltoztatási ügyekben eljáró szervének
• a Központi Statisztikai Hivatalnak és területi szerveinek a népmozgalmi statisztikai adatszolgáltatás teljességi ellenőrzése céljából
• az adatvédelmi biztosnak.